Новите изисквания на административнопроцесуалния кодекс (АПК), в сила от 01.07.2026 г. - практически насоки за администрациите

С обнародването на последните изменения в АПК (ДВ, бр. 63 от 2025 г.), които влизат в сила от 01.07.2026 г., се въвеждат съществени промени, които изискват конкретни организационни и технически действия във връзка с електронното административно обслужване, воденето на електронни преписки и електронното връчване.
Настоящият бюлетин има за цел да Ви даде практически насоки какво трябва да предвидите, за да отговорите на тези нови изисквания.

Електронна преписка – създаване и сканиране на хартиени документи (чл. 29б от АПК)

Какво се изменя: Въвежда се напълно нов текст, който регламентира обхватно и детайлно електронната преписка. Основните изисквания по всичките пет алинеи на чл. 29б са следните:

Задължително създаване: Административният орган вече е длъжен да създава електронна преписка при всяко искане за издаване на индивидуален административен акт (ИАА), както и когато производството започва по инициатива на самия орган.
Преписката представлява съвкупност от свързани електронни записи (документи, образи, данни). Тези записи трябва да бъдат подредени строго хронологично по реда на тяхното постъпване. Абсолютно задължително е те да съдържат кратки наименования, които ясно да указват съдържанието на съответните електронни документи и образи.
Когато искане или документ постъпи на хартиен носител, той задължително се въвежда в преписката чрез сканиране (снемане на електронен образ), което трябва да позволява пълното му възпроизвеждане. Пълното и точно съответствие с оригинала се удостоверява от конкретни служители чрез двоен механизъм: полагане на физически подпис върху хартиения носител и на електронен подпис върху въведения електронен образ.
Органът носи отговорност за сигурността. Електронните преписки трябва да се поддържат и съхраняват по начин, който напълно изключва неправомерен достъп, изменение, разпространение, както и случайно или незаконно унищожаване на данни.
Дори след като хартиените документи и доказателства са въведени електронно, административният орган е длъжен да съхранява доказателствата на материалния носител, на който са представени. Когато електронната преписка се изпраща към съд или друг орган, физическите оригинали остават в администрацията, освен ако другият орган или съдът не ги изиска изрично.

Какво трябва да направите:

Трябва да ревизирате възможностите на вашата система за електронен документооборот (АИС). Тя трябва автоматично да „навързва“ документите по дадена преписка хронологично и да изисква от служителите да въвеждат описателни кратки имена на прикачените файлове /записи/.
Необходимо е да се направи преглед на политиките за киберсигурност и архивиране (бек-ъп), за да се гарантира неприкосновеността на данните.
Също така, трябва да организирате осигурява съхраняването на доказателствата на материалния носител, на който са представени.

Препоръка:

Заповеди и оторизация: Издайте заповед, с която определяте конкретни служители в ЦАО/Деловодството, които имат право да сканират документи и да ги заверяват с ръчен и квалифициран електронен подпис.
Разпишете вътрешни правила с унифицирани „кратки наименования“ за най-често използваните видове документи (например: „Заявление“, „Скица“, „нотариален акт“), за да спазите изискването за ясно озаглавяване на записите в електронната преписка.
Разяснете на служителите в деловодството, че при изпращане на преписка към съда по чл. 18а, ал. 3, се изпраща само електронната преписка. Хартиените папки остават в общината на съхранение и се предоставят на съда само след изрично разпореждане (изискване).

Приемане на електронни искания и отстраняване на недостатъци (чл. 29а и чл. 30, ал. 4 от АПК)

Какво се изменя: Исканията за ИАА могат да се подават по електронен път 24 часа в денонощието, като администрациите са длъжни да ги приемат, ако отговарят на Закона за електронното управление. При получаване, органът изпраща официално електронно потвърждение, което съдържа указание, че бъдещите съобщения ще се връчват електронно. Напълно нова процедура се въвежда при проблеми с прикачените файлове. Когато приложените към искането електронни документи са нечетими или са във формат, различен от установения в Закона за електронното управление, на заявителя се изпраща изрично съобщение. В това съобщение трябва да се посочи, че получаването на приложенията не се потвърждава, да се изложат причините за това и да се укаже възможността документите да бъдат представени отново до изтичането на срока за произнасяне.

Важно за сроковете: Срокът за произнасяне на администрацията започва да тече три дни след получаването на съобщението от заявителя. Ако заявителят представи документите в четим вид и правилен формат преди изтичането на тези три дни, срокът започва да тече веднага от датата на тяхното представяне.

Какво трябва да направите:

Трябва да осигурите техническа възможност и административен процес за бърз преглед на входящите електронни приложения за четимост и съответствие на формата.
Системата ви за документооборот (АИС) трябва да може да отчита това специфично спиране и рестартиране на срока за произнасяне.
Трябва да осигурите техническа възможност системите ви (АИС) да генерират и изпращат автоматични електронни потвърждения, съдържащи всички задължителни реквизити по чл. 34, ал. 2 от ЗЕУ и предупреждението за електронно връчване.

Препоръка: Създайте във вашата АИС готов шаблон „Съобщение за непотвърдени приложения поради нечетимост/грешен формат“. Инструктирайте служителите да извършват тази проверка при постъпване на електронно искане. Настройте системата да преизчислява автоматично крайния срок за произнасяне според новото правило за отлагане с 3 дни. Разпишете кратка инструкция за деловодителите как да процедират при получаване на нечетими файлове, за да спрат правилно срока за произнасяне до отстраняване на недостатъците.

Нови правила за връчване на електронни документи и съобщения (чл. 29в, чл. 18а и чл. 26 от АПК)

Какво се изменя: Връчването на електронни документи вече се извършва чрез Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ). Документът се смята за връчен с изтеглянето му, а ако не бъде изтеглен в 7-дневен срок – в първия ден след изтичането на този срок. За лицата, които не са посочили електронен адрес, съобщенията се връчват на хартия, като администрацията снема образа на електронния документ на хартиен носител и го заверява. Ако лице, задължено да посочи електронен адрес, не го е направило и не може да бъде призовано по друг начин, се поставя съобщение на интернет страницата и на таблото за обявления с 14-дневен срок.

Какво трябва да направите:

Администрацията трябва да следи сроковете за изтегляне на съобщенията през ССЕВ.
Трябва да осигурите процедура за разпечатване и заверяване на електронни документи за лица без електронни профили.

Препоръка: Създайте вътрешни правила за следене на статуса на изпратените през ССЕВ документи (изтеглен / неизтеглен в 7-дневен срок), за да изчислявате правилно сроковете за обжалване. Изгответе типови бланки (шаблони) за съобщенията, които ще се публикуват на интернет страницата и таблото за обявления при липсващ електронен адрес на страната.

Уведомяване за изтичащи срокове на права или задължения (чл. 18а, ал. 12 и 13 от АПК)

Какво се изменя: Въвежда се напълно ново задължение. Когато с ИАА се създават права или задължения за определен срок (по-дълъг от 3 месеца) и актовете се съхраняват в регистър, административният орган трябва да изпрати информация за изтичането на срока до адресатите. Информацията се изпраща не по-късно от един месец преди изтичането на срока, при условие че органът разполага с електронните им адреси.

Какво трябва да направите: Трябва да идентифицирате всички регистри, съдържащи актове със срочно действие (напр. разрешителни, лицензи), и да създадете механизъм за проследяване на датите им на изтичане.

Препоръка: Заявете към доставчика на вашата информационна система (АИС) разработване на функционалност за „напомняне“ или генериране на автоматични справки. Системата трябва да сигнализира съответните служители 45 дни преди изтичане на срока на даден акт, за да могат в законовия срок (1 месец преди изтичането) да изпратят електронното уведомление.

Задължително електронно връчване и субекти, за които ССЕВ е задължителна (чл. 18а, ал. 5 и чл. 29в от АПК)

Какво се изменя: Връчването на електронни документи се извършва чрез Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ) и те се смятат за връчени с изтеглянето им (или автоматично след 7 дни, ако не бъдат изтеглени). Обърнете специално внимание на чл. 18а, ал. 5: законът вече изрично задължава определени групи лица да посочват електронен адрес и да получават документи само чрез ССЕВ. В производствата пред административен орган това задължение се отнася за:

Административните органи, органите на съдебната власт и омбудсмана
Лицата, осъществяващи публични функции
Организациите, предоставящи обществени услуги
Организациите (юридически лица, НПО и др.) и адвокатите, които са участници в производствата

Какво трябва да направите: Администрацията трябва да спре да изпраща хартиени съобщения на посочените по-горе субекти. Всяка комуникация с фирми (организации), други институции и адвокати трябва да бъде насочена задължително през ССЕВ.

Препоръка: Въведете забрана (или предупреждение в деловодната система) за изпращане на писма по пощата или чрез куриер до организации и адвокати, освен в извънредни случаи на техническа невъзможност. Деловодителите трябва да търсят първо профила на съответната организация или адвокат в ССЕВ.

Изпращане на жалби до съда по електронен път и уведомяване (чл. 18а, ал. 3 от АПК)

Какво се изменя: Когато жалба или протест се подават по електронен път чрез органа, издал оспорвания акт, администрацията има тридневен срок (след изтичането на сроковете за оспорване от останалите лица), за да изпрати на съда жалбата заедно с електронната преписка.

Ново задължение: При изпращането на преписката към съда, органът вече е задължен изрично да уведоми подателя за това действие. Ако органът не изпълни задължението си да изпрати преписката, жалбоподателят може да сезира съда директно.

Какво трябва да направите: Да създадете механизъм не само за стриктно спазване на 3-дневния срок за комплектоване на електронната преписка, но и за генериране на задължително уведомление до жалбоподателя, че преписката му е успешно трансферирана към съда.

Препоръка: Въведете следната процедурна стъпка за юрисконсултите/деловодството: веднага след успешното изпращане на електронната преписка към съответния административен съд, в АИС се генерира и изпраща (чрез ССЕВ или на посочения електронен адрес) автоматично уведомление до жалбоподателя с текст:
„Уведомяваме Ви, че Вашата жалба/протест и електронната преписка по нея бяха изпратени на …../дата/ до ………./съд/“.

Бюлетинът подготви: проф. д-р Ирина Цакова