Изкуственият интелект в общинската администрация – от чат асистентите до AI агентите

Изкуственият интелект отдавна престана да бъде тема само за технологичните компании. Все повече служители в общинските администрации използват AI при подготовката на документи, създаването на шаблони, обобщаването на информация и структурирането на текстове.

Именно затова посветихме новия брой на техническата страна на темата – без излишно сложни термини и без опити изкуственият интелект да бъде представян като универсално решение.

Бюлетинът разглежда как работят големите езикови модели, каква е разликата между ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot и Perplexity, как се създават персонализирани асистенти и какво представляват AI агентите.

Правните и етичните въпроси, свързани с Регламент (ЕС) 2024/1689, защитата на личните данни, човешкия надзор и отговорността при подписване на документи, ще бъдат разгледани отделно.

Защо темата вече е практически важна

През последните месеци проведохме поредица обучения, посветени на използването на изкуствения интелект в социалните дейности на общините. Получената обратна връзка показа, че при правилна употреба времето за подготовка на определени документи може да бъде съкратено многократно.

Най-осезаем е резултатът при:

– създаване на структури и шаблони;

– подготовка на типови писма и отговори;

– обобщаване на големи масиви от информация;

– преработване на текст в по-ясна административна форма;

– съставяне на първоначални проекти на документи;

– извличане и подреждане на информация в таблици.

Това не означава, че AI заменя експерта. Той подготвя основата, а служителят проверява фактите, редактира съдържанието, прави професионалната преценка и носи отговорността за крайния документ.

Каква е разликата между основните AI платформи

ChatGPT е най-универсалният от широко използваните инструменти. Той може да работи с текстове, изображения, таблици и файлове и е подходящ за разнообразни административни задачи.

Claude се отличава с много добра работа с дълги документи, анализи, договори, наредби и структурирани текстове. По-предпазливият му начин на отговаряне често е предимство при работа в администрацията.

Gemini е логичен избор за организации, които използват Google Workspace, поради връзката му с Gmail, Google Документи и Google Диск.

Microsoft Copilot е замислен не само като отделен чат, а като слой върху работната среда – Windows, Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint и OneDrive.

Perplexity следва различна логика. Той първо търси информация в интернет, а след това съставя отговор, придружен от източници. Това го прави особено подходящ за справки, актуални указания, публикации на институции и проверка на конкретни твърдения.

Няма един инструмент, който винаги да е най-добрият. Изборът зависи от конкретната задача, използваната работна среда и вида на информацията.

Защо езиковият модел не трябва да се възприема като търсачка

Големият езиков модел не „знае“ информацията по начина, по който я знае човекът, и не проверява автоматично всяко свое твърдение. Той създава най-вероятния отговор въз основа на закономерностите, научени по време на обучението му.

Затова може да изготви отлична структура на докладна записка, но едновременно с това да посочи несъществуващ член от закон или неактуален срок.

Практическото правило за администрацията е ясно: AI може да подготви текста, но всяка дата, нормативна разпоредба, срок, име на институция и конкретно фактическо твърдение трябва да бъдат проверени от служител.

Когато е необходима актуална информация, това трябва да бъде поискано изрично: инструментът да извърши търсене в интернет и да посочи източниците, на които се основава.

Персонализирани асистенти за конкретни административни задачи

Една от най-практичните възможности е създаването на персонализирани асистенти или отделни проекти. В тях предварително могат да бъдат зададени постоянни инструкции, стилът на организацията и допустимите източници.

Например общината може да създаде:

– асистент за подготовка на проекти на общински актове;

– асистент за обучение на нови служители;

– асистент за вътрешни инструкции и процедури;

– асистент за шаблони и типови отговори;

– асистент за обобщаване на публични нормативни документи.

Към такъв асистент могат да бъдат добавени устройственият правилник, публични наредби, вътрешни инструкции, утвърдени образци и анонимизирани примери.

Тук обаче има важно ограничение: в подобни системи не трябва да се качват документи, съдържащи имена, ЕГН, адреси, здравна информация, данни за деца или друга информация, чрез която може да бъде разпознат конкретен човек.

Microsoft Copilot и работната среда на администрацията

Под името Copilot на практика се предлагат различни решения.

Copilot Chat е общ чат асистент за въпроси, текстове и обобщения. Той не получава автоматично достъп до вътрешните документи и електронната поща на организацията.

Microsoft 365 Copilot е платена добавка, която може да работи с организационните данни в Outlook, Teams, SharePoint и OneDrive и да се използва директно в Word, Excel, PowerPoint и други приложения.

Това позволява обобщаване на дълга кореспонденция, създаване на проект на отговор, анализиране на таблици, подготовка на презентации и извеждане на задачи от проведени срещи.

Същата възможност обаче създава и сериозен риск. Copilot може бързо да открие всеки документ, до който съответният потребител има права за достъп. Поради това преди внедряването му трябва да бъде извършен пълен преглед на разрешенията в споделените папки, SharePoint и OneDrive.

Локален Office или Microsoft 365

За много общини изборът между локално инсталиран Office и Microsoft 365 вече не е само въпрос на цена и начин на лицензиране.

Безсрочните версии на Office се заплащат еднократно и са обвързани с конкретни устройства. Техните функции остават сравнително непроменени до следващото издание.

Microsoft 365 е абонаментна услуга, която предоставя постоянно обновявани приложения и достъп до Exchange Online, OneDrive, SharePoint и Teams. Именно тази облачна архитектура позволява използването на пълните възможности на Microsoft 365 Copilot.

Ако общината обмисля преминаване към Microsoft 365 и Copilot, трябва да бъдат отчетени не само лицензите, но и миграцията на данните, структурата на достъпите, защитата на информацията и планирането на ИКТ разхода.

AI агентите – следващата стъпка

Асистентът чака да му зададем въпрос, подготвя отговор и спира. Агентът получава задача и може самостоятелно да изпълни поредица от предварително разрешени действия.

Той би могъл например да проверява ежедневно Портала за обществени консултации и „Държавен вестник“, да подготвя резюме, да извлича данни от формуляри, да попълва таблица или да следи определени срокове.

Разликата може да бъде обобщена така: асистентът е колега, когото питаме, а агентът е колега, на когото възлагаме задача.

Затова при агентите трябва да се спазват четири основни правила:

1. Агентът получава само минимално необходимите права.
2. Преди изпращане на имейл, документ или отговор до гражданин се изисква потвърждение от служител.
3. Всяко действие се записва в дневник и може да бъде проследено.
4. Внедряването започва с безрискова вътрешна задача, която известно време се изпълнява паралелно и по досегашния начин.

Какво може да направи общината още сега

Първата стъпка не е закупуването на лицензи, а въвеждането на организационен ред.

Общината може да започне с кратки вътрешни правила, определящи кой може да използва AI, за какви задачи, каква информация е забранено да се въвежда и кой проверява крайния резултат.

Следва да бъде съставен регистър на използваните AI инструменти и служебните акаунти. Необходимо е анонимизирането на информацията да се превърне в задължителен навик, а правата за достъп до споделените ресурси да бъдат прегледани.

Правилата, разрешените инструменти, примерните инструкции и утвърдените образци е добре да бъдат публикувани на едно достъпно място – например във вътрешен портал на администрацията.

AI не създава ред. Той усилва това, което намира. Подредената администрация може да стане значително по-бърза, докато неподредената рискува просто да започне да допуска грешки с по-висока скорост.

Какво включва разширената версия на бюлетина

Публичната статия представя основните понятия и възможности. Разширената версия на брой №19 продължава темата на практическо ниво.

В нея е включено подробно ръководство за съставяне на ефективни инструкции към изкуствения интелект – т.нар. prompt техники, разработени с оглед на реалната работа в общинската администрация.

Разширеното издание съдържа:

– как се задават роля, задача, контекст и очакван резултат;

– как голяма административна задача се разделя на последователни стъпки;

– готови примерни промптове за задачи от общинската администрация;

Целта не е просто служителят да „зададе въпрос“ на AI, а да умее да възлага задачата така, че да получава структуриран, проверим и действително използваем резултат.

Абонатите на разширения бюлетин получават и по-детайлни технически материали, практически ръководства и примерни конфигурации по теми като електронен документооборот, киберсигурност, системна администрация и дигитална трансформация.

Записване за разширената версия: https://savet.bg/byuletin-za-administraciite/

Заключение

Изкуственият интелект не е нито вълшебно решение, нито автоматичен заместител на служителя. Той е изключително бърз и добре информиран, но напълно безотговорен помощник.

AI се справя отлично със структурата, формата, обобщаването и създаването на шаблони. Човекът остава този, който проверява фактите, прилага закона, взема решението и поставя подписа си.

Когато тази граница е ясно разбрана, изкуственият интелект може да освободи значително време от техническата работа и да го върне там, където е най-необходимо – в същинската работа с хората.