Електронна преписка по чл. 29б от АПК – практически насоки за общините

ВЪВЕДЕНИЕ

Настоящото ръководство е предназначено за административните органи и техните ИТ отдели или доставчици на автоматизирани информационни системи (АИС). Целта е практическо внедряване на изискванията за електронна преписка по чл. 29б от Административнопроцесуалния кодекс (АПК), в сила от 01.07.2026 г., при спазване на разпоредбите на Наредбата за обмен на документи в администрацията (НОДА).

Електронната преписка е задължително условие за всяко административно производство, при което се издават индивидуални административни актове или се предоставят административни услуги по електронен път. Преписката трябва да съдържа всички документи, свързани с производството, подредени хронологично и с ясни наименования, които позволяват лесна идентификация и обработка.

НОРМАТИВНА РАМКА И ОСНОВНИ ПРИНЦИПИ

1.1. Изисквания от АПК

Чл. 29б от АПК определя, че органите на администрацията трябва да поддържат електронна преписка, която съдържа всички документи, свързани с производството. Преписката трябва да бъде организирана по следния начин:

Документите в преписката трябва да бъдат подредени хронологично, което означава в реда, в който са постъпили или са създадени в администрацията. Всеки документ трябва да има кратко наименование, което ясно указва съдържанието му. Преписката трябва да бъде достъпна и управляема чрез средствата на АИС, без ръчна работа от служителите.

1.2. Разпоредби на НОДА за управление на документи

Наредбата за обмен на документи в администрацията (НОДА) регламентира детайлно как трябва да се управляват документите в АИС. Ключовите разпоредби са:

Чл. 19 определя, че данни за електронни документи и документи на хартиен носител се поддържат от АИС чрез обект от вида „документ“. Файловото съдържание на електронните документи се съхранява единствено със средствата на АИС, а управлението на достъпа до тях също се извършва само чрез АИС.

Чл. 20 предвижда, че при създаването на документ в АИС се създава информационен обект, в чието описание се въвеждат следните задължителни данни: име и системен идентификатор на потребителя, който е създал документа; точното време на създаване (с точност до секунда); наименование на документа; указател към файловото съдържание.

Чл. 22, ал. 1 е ключова разпоредба, която гласи, че наименованията на документите в АИС се формират съобразно вътрешните правила на администрацията. Алинея 2 позволява наименованията да се формират автоматично по предварително установена схема или алгоритъм. Алинея 3 определя, че автоматично формирани наименования подлежат на корекция само ако това е предвидено в правилата.

Чл. 41-50 регламентират структурата и управлението на преписката. Преписката е набор от тематично свързани документи, която се създава по документ, с който е заявена електронна административна услуга.

СТРУКТУРА НА ЕЛЕКТРОННАТА ПРЕПИСКА В АИС

2.1. Организиране на преписката

Съгласно чл. 43 от НОДА, всяка електронна преписка задължително се състои от три раздела, които трябва да бъдат ясно разграничени в деловодната система:

Официален раздел (чл. 44, ал. 1, т. 5 от НОДА): Това е същинската част на преписката, която представлява официално досие и се изпраща към съда или други органи при необходимост. В официалния раздел автоматично се класират документите, приети от администрацията (заявления, жалби, доказателства, приложения), документите, издадени от административния орган със завършен цикъл на обработка (актове, решения, откази), както и потвържденията за приемане и съобщенията за нередовности. Всеки документ в официалния раздел трябва да бъде подписан с квалифициран електронен подпис, ако е издан от органа, или да е заверен, ако е хартиен документ, преведен в електронна форма.
Вътрешен раздел (чл. 44, ал. 1, т. 6 от НОДА): Тук се съхраняват работните документи, създадени в администрацията, които са с незавършен цикъл на обработка, както и други помощни материали (черновици, служебни записки, съгласувания, експертни становища, междуведомствени писма). Този раздел е само за служебно ползване и НЕ е част от официалната преписка, която се изпраща навън. Документите във вътрешния раздел служат за документиране на процеса на вземане на решение, но не са видими за страната или третите лица, освен ако не са специално разкрити по закон.
Контролен раздел (чл. 44, ал. 1, т. 7 от НОДА): В този раздел автоматично се класират документи, които са извадени от официалния раздел поради грешка или друга причина. Контролният раздел служи за одит и контрол на целостта на преписката.

2.2. Автоматично класиране и хронология

Съгласно чл. 45, ал. 1 от НОДА, иницииращият документ автоматично се класира в официалния раздел на преписката. АИС трябва да регистрира автоматично времето на включване на всеки документ (с точност до секунда) и да генерира пореден номер в раздела, което гарантира стриктната хронология, изисквана от чл. 29б на АПК.

Хронологичното подреждане означава, че документите трябва да се появяват в преписката в реда, в който са постъпили в администрацията или са създадени, независимо от техния вид или съдържание.

Съгласно чл. 47 от НОДА, за всеки документ се поддържат следните данни: време на включване в раздел (регистрира се автоматично и не подлежи на корекции); данни за служителя, който е извършил включването; пореден номер в раздела (генерира се автоматично).

УНИФИЦИРАНЕ НА НАИМЕНОВАНИЯТА НА ДОКУМЕНТИТЕ И ТЕХНИЧЕСКА НОМЕНКЛАТУРА

3.1. Нормативно основание за наименованията

Едно от съществените изисквания на чл. 29б от АПК е електронните записи да съдържат „кратки наименования, които ясно да указват съдържанието“. Начинът, по който това се реализира технически и организационно, е строго регламентиран в НОДА.

Съгласно чл. 22, ал. 1 от НОДА, наименованията на документите в АИС се формират съобразно вътрешните правила на администрацията. Това означава, че всяка администрация носи отговорност да разработи, утвърди и въведе своя собствена номенклатура от наименования, която да отговаря на спецификата на нейните производства.

Алинея 2 на същия член предвижда, че наименованията могат да се формират автоматично при създаването на документите в АИС по предварително установена схема или алгоритъм. Алинея 3 определя, че автоматично формирани наименования подлежат на корекция само ако това е предвидено в правилата.

3.2. Задължения на администрацията

За да се изпълнят изискванията на АПК и НОДА, ръководството на общината трябва да предприеме следните стъпки:

Разработване на номенклатура: Работна група (включваща юристи, деловодители и ИТ специалисти) трябва да състави изчерпателен списък с видовете документи, които постъпват или се създават в администрацията. Този списък трябва да обхваща всички видове производства, които администрацията вършит.
Определяне на технически кодове: За всеки вид производство и всеки вид документ трябва да се определи технически код, който позволява автоматично идентифициране и обработка. Кодирането трябва да следва логична структура, която да облегчи управлението на преписката.
Утвърждаване чрез вътрешни правила: Този списък трябва да бъде официално утвърден със заповед на ръководителя като част от вътрешните правила за документооборота. Вътрешните правила трябва да определят и лицата, отговорни за поддържането и актуализирането на номенклатурата.
Предоставяне на доставчика на АИС: Утвърдената номенклатура трябва да бъде предадена на доставчика на деловодната система за техническо внедряване. Доставчикът трябва да конфигурира АИС така, че при създаване на документ служителят да избира от падащо меню с предефинирани кодове и наименования.

3.3. Предложена техническа номенклатура и система за кодиране

За да се улесни автоматизацията и управлението на преписката, предлага се следната система за кодиране на документите:

Структура на кода:

[ТИП_ПРОИЗВОДСТВО]-[ПОРЕДЕН_НОМЕР_НА_ПРЕПИСКА]_[ТИП_ДОКУМЕНТ]-[ПОРЕДЕН_НОМЕР_НА_ДОКУМЕНТ]

ПРИМЕРИ:

„Издаване на удостоверение за наследници“:

Преписката получава код: ИУН-01 (ИУН = Издаване на Удостоверение за Наследници, 01 = първа преписка от този тип в текущия период)

Документите в преписката получават следните кодове:

ИУН-01_ЗАЯ-01 – Заявление за издаване на удостоверение (ЗАЯ = Заявление)
ИУН-01_ПЪЛ-01 – Пълномощно (ПЪЛ = Пълномощно)
ИУН-01_ТАК-01 – Документ за платена такса (ТАК = Такса)
ИУН-01_АКТ-01 – Издаден административен акт – удостоверение (АКТ = Административен акт)

„Издаване на разрешение за строеж“:

Преписката получава код: ИРС-01 (ИРС = Издаване на Разрешение за Строеж)

Документите в преписката получават следните кодове:

ИРС-01_ЗАЯ-01 – Заявление
ИРС-01_ПРО-01 – Проектна документация (ПРО = Проект)
ИРС-01_ВИЗ-01 – Виза (ВИЗ = Виза)
ИРС-01_ПОС-01 – Служебна записка на архитекта
ИРС-01_АКТ-01 – Издаден административен акт – разрешение

3.4. Предимства на техническата номенклатура

Предложената система за кодиране има следните предимства:

Автоматизация: Кодовете позволяват автоматично генериране на наименования при създаване на документ, без ръчна работа от служителя. Служителят избира тип производство и тип документ от падащи менюта, а АИС автоматично генерира кода и наименованието.

Идентификация: Всеки документ има уникален код, който позволява лесна идентификация и проследяване в преписката. Кодът съдържа информация за вида на производството и вида на документа, което облегчава търсенето и анализирането.

Хронология: Пореденият номер на документа (последната цифра) гарантира хронологичното подреждане на документите в преписката. Ако документ е добавен по-късно, той получава следващия пореден номер, което позволява на съда да разбере реда на постъпване.

Експорт и архивиране: При експорт на преписката за изпращане към съд, кодовете служат като идентификатори, които позволяват лесно архивиране и последващо намиране на документите.

Интеграция: Системата позволява интеграция с други системи (например системи за управление на случаи, системи за статистика), които могат да използват кодовете за автоматично обработване на данни.

ТЕХНИЧЕСКО ЗАДАНИЕ КЪМ ДОСТАВЧИКА НА АИС

След като администрацията утвърди вътрешните си правила с номенклатурата по чл. 22 от НОДА, тя трябва да възложи на доставчика на АИС следните технически доработки:

4.1. Внедряване на утвърдената номенклатура

Изисква се въвеждането на падащи менюта с предефинираните кодове и наименования на документите, съгласно предоставените вътрешни правила. При създаване на обект „документ“ (чл. 20 от НОДА), системата трябва автоматично да генерира наименованието на файла съгласно избраното от номенклатурата, като не позволява произволно ръчно въвеждане на имена, освен в изрично предвидени изключения (например за приложения, които не се вписват в стандартната номенклатура).

Системата трябва да позволява администрацията да актуализира номенклатурата без необходимост от техническо вмешателство на доставчика. Това може да се постигне чрез конфигурационен файл или администраторски интерфейс.

4.2. Структуриране на преписката в три раздела

Системата трябва да визуализира преписката, разделена на Официален, Вътрешен и Контролен раздел. Служителят трябва да може да избере в кой раздел да класира документа при включването му в преписката. Всички работни и съгласувателни документи трябва да се класират автоматично във вътрешния раздел, освен ако служителят изрично не преместит документа в официалния раздел.

При експорт на преписката за изпращане към съд или архивиране, системата трябва да извлича и пакетира само документите от Официалния раздел, като изключва вътрешния и контролния раздел.

4.3. Автоматично регистриране на метаданни

За всеки документ системата трябва автоматично да регистрира следните метаданни (чл. 20 и чл. 47 от НОДА):

Кой е създал документа (име и системен идентификатор на потребителя)
Точното време на създаване или включване в раздела (с точност до секунда)
Пореден номер в раздела (генерира се автоматично)
Наименование на документа (генерира се автоматично по номенклатурата)
Указател към файловото съдържание

Тези метаданни трябва да гарантират строгата хронология на преписката и да не подлежат на последващи промени от потребителите. Системата трябва да поддържа лог на всички промени в преписката.

4.4. Поддържане на връзки между документи

Системата трябва да поддържа автоматизирани указатели за връзка между документа, по който е създадена преписката, и самата преписка, както и между всички свързани документи (чл. 48 от НОДА). Това гарантира целостта на електронното досие и позволява на съда да проследи всички документи, свързани с производството.

4.5. Експорт на преписката

Системата трябва да позволява експорт на преписката в структуриран формат, който да включва само документите от официалния раздел, подредени хронологично. Експортираният файл трябва да съдържа метаданните на всеки документ (автор, време на включване, пореден номер).

РАБОТА С ХАРТИЕНИ ДОКУМЕНТИ В ЕЛЕКТРОННАТА ПРЕПИСКА

5.1. Сканиране и цифровизация

Въпреки прехода към електронни преписки, администрациите ще продължат да получават документи на хартиен носител. НОДА регламентира ясно как трябва да се процедира с тях.

Хартиените документи трябва да бъдат сканирани с висока разделителна способност (минимум 300 DPI), за да се гарантира четливостта на образа. Сканираният образ трябва да бъде импортиран в АИС като електронен документ, който получава код и наименование съгласно номенклатурата.

5.2. Заверка на сканирани документи

След сканиране, образът трябва да бъде заверен с квалифициран електронен подпис на оторизиран служител. Подписът удостоверява, че образът съответства на хартиения оригинал. Това е критично за юридическата валидност на преписката.

5.3. Съхранение на оригиналите

Според чл. 50, ал. 1 от НОДА, документи на хартиен носител, които не позволяват качествено сканиране (например големи чертежи, увредени оригинали, документи с печати и подписи, които не се виждат добре при сканиране), но са част от преписката, се придвижват физически между служителите съобразно етапите на обработка.

Изключително важно е да се спазва правилото на чл. 50, ал. 3 от НОДА: Документ на хартиен носител, който няма връзка с по-нататъшното движение по преписката (т.е. вече е сканиран, въведен в АИС, заверен с електронен подпис и е завършил своята роля в производството), се връща в хранилището (архива), където се съхранява. Тези хартиени оригинали остават в администрацията и НЕ се изпращат към съда заедно с електронната преписка, освен ако съдът не ги изиска изрично.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внедряването на електронната преписка по чл. 29б от АПК е процес, който изисква координирано действие между администрацията, ИТ отдела и доставчика на АИС. Ключовите елементи са правилното кодиране на документите, автоматизирането на процеса, спазване на хронологията и разделянето на преписката на три раздела.

Администрацията трябва да разработи и утвърди вътрешни правила, които да определят номенклатурата и процедурите. Доставчикът на АИС трябва да конфигурира системата да работи автоматично, без ръчна работа от служителите. Служителите трябва да бъдат обучени да работят с новата система.