Бюджетен контрол – защо бюджетите се връщат за корекция и как да подготвим информацията
След първите реални процедури по съгласуване на бюджетните контроли вече започва да се натрупва практическа информация от общинските администрации.
От редица общини постъпват сигнали за върнати за корекция бюджетни контроли. В много от случаите причината не е неправилно планиран разход, а недостатъчно конкретната информация, с която той е обоснован.
💡 Важно: върнатият бюджетен контрол не означава непременно отказан разход. Често проверяващият просто не разполага с достатъчно информация, за да разбере какво точно се купува, защо е необходимо, за какъв период, в какво количество и как е определена прогнозната стойност.
Практиката показва, че вече не е достатъчно да бъде записано:
„Софтуерни продукти – 21 350 евро“
„ИТ поддръжка – 14 400 евро“
или
„Компютърна техника – 9 780 евро“.
Необходимо е значително по-подробно описание.
РИР и Бюджетен контрол са две различни системи
Тук е важно да се направи ясно разграничение.
Регистърът на информационните ресурси – РИР, и Информационната система за бюджетен контрол – ИСБК, са две отделни системи с различно предназначение. Бюджетен контрол не е модул на РИР, а РИР не е системата, в която се съгласуват разходите. Byuletin_21_Budzheten_kontrol_o…
В РИР се описват и актуализират информационните ресурси на администрацията – информационни системи, софтуер, хардуер, лицензи и други относими активи. Там се извършва и годишното планиране на обновяването им.
В Бюджетен контрол се въвеждат планираните разходи за електронно управление и информационни и комуникационни технологии, които подлежат на предварително съгласуване.
На практика обаче двете системи са свързани като последователни части от един процес.
🔄 Практическият ред е:
- Проверка и актуализация на информационните ресурси в РИР.
- Подготовка на годишния план в РИР.
- Събиране и структуриране на информацията за планираните разходи.
- Въвеждане на разходите в Бюджетен контрол.
- Подаване за съгласуване.
Затова подготовката не трябва да започва директно от формата на Бюджетен контрол. Когато формата бъде отворена, информацията вече трябва да е събрана, проверена и съпоставена с РИР. Byuletin_21_Budzheten_kontrol_o…
Какво искат да знаят проверяващите?
Най-общо обосновката трябва да позволява да се отговори на следните въпроси:
✅ Какво точно се купува или плаща?
✅ Защо е необходимо?
✅ За какъв период се отнася разходът?
✅ В какво количество?
✅ Нова необходимост ли е или продължаване на вече използвана услуга?
✅ Как е определена прогнозната цена?
✅ Има ли действащ договор, оферта, предходна обществена поръчка или пазарно проучване?
✅ Отразен ли е съответният информационен ресурс в РИР, когато това е приложимо?
Именно тук възниква един от основните практически проблеми.
Информацията обикновено съществува, но е разпределена между различни звена в администрацията. Byuletin_21_Budzheten_kontrol_o…
Счетоводството разполага с договорите, доставчиците, стойностите и периодите.
ИТ звеното знае за какво се използва конкретната система, колко устройства или лицензи са необходими и защо даден разход е технически обоснован.
Звеното по обществени поръчки може да разполага с оферти, пазарни проучвания и информация за начина, по който е определена прогнозната стойност.
Отделните дирекции и служители знаят защо съответната система или услуга е необходима за тяхната ежедневна работа.
Затова информацията трябва предварително да бъде събрана на едно място.
Услуги – какво трябва да съдържа обосновката
При услугите следва да бъдат посочени:
• точният предмет на услугата;
• периодът на предоставяне;
• конкретното предназначение и необходимост;
• срокът на договора;
• дали услугата е нова или продължаваща;
• начинът, по който е определена прогнозната стойност.
❌ Недостатъчно:
„ИТ поддръжка – 14 400 EUR.“
✅ По-подходящо:
„Предмет: абонаментна техническа поддръжка и администриране на компютърна, мрежова и сървърна инфраструктура; период: 01.01–31.12.2027 г.; срок: 12 месеца; статус: продължаване на използвана услуга; предназначение: осигуряване на непрекъсната работа на работните станции, сървърите, мрежовите устройства и свързаните информационни ресурси; стойност: 12 месеца × 1 200 EUR = 14 400 EUR с ДДС; база за стойността: действащ договор.“
Когато едно общо бюджетно перо включва няколко различни услуги, те е добре да бъдат описани поотделно във вътрешната обосновка.
Например общото перо „ИТ услуги“ може да съдържа:
• абонаментна поддръжка на инфраструктура;
• поддръжка на официалния сайт и хостинг;
• оценка на мерките за мрежова и информационна сигурност.
⚠️ Сборът на отделните позиции трябва да бъде равен на сумата, въведена като общ бюджетен разход.
Лицензи и готов софтуер
При софтуера общото описание „софтуерни лицензи“ също не е достатъчно.
Необходимо е да се посочат:
• пълното наименование на продукта;
• доставчикът;
• броят лицензи, потребители или инсталации;
• срокът или периодът на лицензиране;
• конкретното предназначение;
• дали става дума за нов лиценз или подновяване;
• прогнозната стойност;
• начинът на определяне на стойността;
• информация за РИР, когато е приложимо.
Това се отнася за антивирусен софтуер, правно-информационни системи, финансово-счетоводни продукти, ТРЗ, деловодни системи, системи за местни данъци и такси, системи за гражданска регистрация, офис пакети, услуги за електронна поща и други специализирани приложения.
✍️ Практичен съвет: използвайте точното наименование на продукта така, както е записано в договора или фактурата. Избягвайте вътрешни съкращения и наименования, които са разбираеми само за служителите в администрацията.
Информационни системи и регистри
При информационните системи изискванията са още по-конкретни.
Следва да бъдат описани:
• пълното наименование на информационната система или регистъра;
• предназначението;
• дали става дума за нова система или надграждане на съществуваща;
• очакваният резултат;
• нормативното основание, когато е приложимо;
• прогнозната стойност и начинът на определянето ѝ;
• информацията за системата в РИР.
Особено важно е, когато за дадена система се планират средства за поддръжка или надграждане, предварително да бъде проверена и актуализирана информацията за нея в РИР.
Ако се планира надграждане, трябва да бъде ясно какво точно се надгражда и какъв резултат се очаква.
Хардуер – не само обща сума
При хардуера вече не е достатъчно да се посочи например:
„Компютърна техника – 9 780 EUR.“
Следва да бъдат описани:
• видът на оборудването;
• броят устройства;
• конкретното предназначение;
• дали се подменя съществуващо оборудване или възниква нова необходимост;
• причината за подмяната;
• прогнозната единична цена;
• общата прогнозна стойност;
• начинът на определяне на цената;
• информацията за РИР, когато това е приложимо.
💻 Основната логика трябва да бъде видима:
брой устройства × прогнозна единична цена = общ бюджет.
Например, ако се планират 10 устройства при прогнозна единична цена 500 EUR, общият бюджет трябва да бъде 5 000 EUR.
Интернет и свързаност
При интернет услугите е добре общото перо да бъде разбито по доставчици или обекти.
Вместо само:
„Интернет – 8 600 EUR“
е по-добре да е ясно:
• кой е доставчикът;
• за кои административни обекти или кметства се предоставя услугата;
• за какъв период;
• каква е стойността;
• по кой договор или друго основание е определена.
Едно общо бюджетно перо може да остане, но във вътрешната информация трябва да е ясно как е формирана общата му стойност.
Квалифицирани електронни подписи
При КЕП е добре да бъде посочена поне обобщена информация за:
• доставчиците;
• прогнозния брой подписи;
• стойността;
• договора или основанието за определяне на цената.
Не е необходимо непременно всеки подпис да бъде описван поотделно, особено когато сертификатите се подновяват на различни дати.
Примерна обосновка:
„Издаване и подновяване на квалифицирани електронни подписи за служители на администрацията през бюджетната година. Услугата е продължаваща и е необходима за електронно подписване, работа със системите на държавната администрация, обмен на електронни документи и предоставяне на електронни административни услуги. Прогнозният брой и стойността са определени на база използваните към момента сертификати и действащите цени на доставчиците.“
Как да организираме процеса?
📌 Най-разумният подход е да не започваме с попълването на Бюджетен контрол.
Препоръчителната последователност е:
- Съберете договорите, абонаментите, фактурите и офертите.
- Извадете основните данни в една работна таблица.
- Проверете и актуализирайте относимите информационни ресурси в РИР.
- Проверете годишния план.
- Групирайте разходите по бюджетни пера.
- Проверете сборовете и единичните цени.
- Подгответе кратките текстове за обосновка.
- Едва след това въведете информацията в Бюджетен контрол.
Работната таблица може да съдържа следните полета:
• категория на разхода;
• доставчик;
• продукт или услуга;
• номер и дата на договор;
• срок;
• период;
• количество;
• единична цена;
• обща стойност;
• стойност с или без ДДС;
• нова или продължаваща услуга;
• предназначение;
• основание за определяне на прогнозната стойност;
• статус в РИР.
Така счетоводството, ИТ звеното и обществените поръчки могат да допълнят различните части на една и съща информация.
🤖 Може ли ChatGPT или Claude да помогнат?
Да – и точно тук изкуственият интелект може значително да намали ръчната работа.
Но AI не може да замести липсващата първична информация.
Ако му бъде подадено единствено:
„ИТ услуги – 23 640 EUR“
той няма как надеждно да знае какви договори стоят зад сумата, какви са сроковете, как е определена цената или дали услугите са нови.
Ако обаче разполага с правилно попълнена таблица, AI може да:
• групира разходите;
• провери математически сборовете;
• установи кои данни липсват;
• раздели услугите, хардуера и софтуера;
• подготви кратки административни обосновки;
• маркира информацията, която трябва допълнително да бъде проверена;
• преобразува данните във формат, удобен за въвеждане в Бюджетен контрол.
Препоръчителният модел е:
Договори → работна таблица → РИР → проверка → AI обработка → Бюджетен контрол → съгласуване
а не:
Бюджетна сума → няколко общи изречения → подаване.
🔐 Важно при използване на AI
Преди качване на договори или таблици в ChatGPT, Claude или друг AI инструмент трябва да бъдат премахнати ненужните лични данни и да бъдат спазени вътрешните правила на администрацията.
AI не трябва да бъде инструктиран да измисля липсваща информация.
Ако дадено поле липсва, правилният резултат е:
„Необходимо уточнение“
а не генериране на предполагаема стойност, срок или договор.
Подготвеният от AI текст следва да бъде проверен спрямо оригиналните документи преди въвеждането му в системата.
Кратък шаблон за описание
Когато полетата в системата са ограничени, информацията може да бъде структурирана компактно по следния начин:
„Предмет: …; Период: …; Срок: …; Статус: нова/продължаваща услуга/подновяване; Предназначение: …; Количество: …; Стойност: … EUR с/без ДДС; База за стойността: действащ договор/оферта/пазарно проучване; РИР: …“
Този формат позволява в сравнително малко пространство да бъде дадена значително повече конкретна информация.
⚠️ Най-чести причини за връщане
Сред най-често срещаните проблеми са:
• твърде общи наименования като „ИТ услуги“ или „софтуер“;
• липса на период или срок;
• липса на точно наименование на продукта;
• липса на брой лицензи или устройства;
• хардуер без единична цена;
• липса на информация дали разходът е нов или продължаващ;
• липса на основание за определяне на прогнозната стойност;
• използване само на вътрешни съкращения;
• несъответствие между отделните позиции и общата бюджетна сума;
• неактуална или липсваща информация в РИР;
• планиране на надграждане или поддръжка, което не е коректно отразено в годишния план.
В заключение
В много случаи проблемът не е, че администрацията няма основание за даден разход. Проблемът е, че информацията, с която разполага, не е структурирана по начин, който позволява на проверяващия да проследи логиката на планирането.
Необходимо е да бъде видима връзката:
информационен ресурс → необходимост → договор → количество → стойност → РИР → бюджетен разход.
Колкото по-добре тази информация бъде подготвена предварително, толкова по-малка е вероятността бюджетният контрол да бъде върнат за допълване.
📎 В разширения бюлетин
За абонатите на разширения бюлетин сме подготвили практически инструменти за работа:
• примерна Excel таблица за предварително събиране на информацията;
• отделни полета за софтуер, информационни системи, ИКТ услуги, хардуер, свързаност и КЕП;
• модел за разпределяне на информацията между счетоводство, ИТ звено и обществени поръчки;
• примерен промпт за ChatGPT и Claude за обработване на попълнената таблица;
• автоматизирано структуриране на данните в кратки текстове, подходящи за въвеждане в Бюджетен контрол.
Основната цел е администрацията да събере информацията веднъж, да я провери и след това да я използва последователно както при актуализацията на РИР, така и при подготовката на Бюджетен контрол.